Consultorio compartido: de quién es el expediente clínico

Tres médicos, un archivero de cuatro cajones y una torre de consultorios: así aprendí que en un consultorio compartido el expediente clínico es del médico que lo genera cuando atiende por su cuenta. No es del dueño del local ni de la secretaria que lo archiva, y tampoco del colega con quien rentas. Así lo dice la NOM-004, y el paciente conserva derechos de titularidad sobre su información.

Carpetas azules las mías, verdes las de la ginecóloga, amarillas las del internista. Una tarde la secretaria le dio a un paciente del internista la carpeta de otro señor con el mismo apellido, y el hombre se sentó en la sala a leer la historia clínica de un desconocido. Nadie había firmado nada sobre quién guardaba qué. A partir de esa semana lo escribimos.

Consultorio compartido: ¿de quién es el expediente?

Del médico que lo genera.

El numeral 5.4 de la NOM-004-SSA3-2012 dice que los expedientes clínicos “son propiedad de la institución o del prestador de servicios médicos que los genera, cuando éste, no dependa de una institución”. Si cada uno de ustedes atiende a sus propios pacientes y cobra por su cuenta, comparten sala de espera y a veces recepción, pero cada expediente es de quien abrió la historia clínica y firmó las notas.

El mismo numeral agrega que el paciente, “en tanto aportante de la información y beneficiario de la atención médica, tiene derechos de titularidad sobre la información”. Dicho fácil: el archivo es tuyo, y el paciente conserva derechos sobre lo que hay en él. Por eso la norma pide conservar el expediente por un periodo mínimo de cinco años, contados a partir de la fecha del último acto médico, y el numeral 5.1 obliga a los prestadores de servicios de atención médica a integrarlo y conservarlo. Si quieres repasar el resto de la norma, está en la NOM-004 explicada para médicos.

Cuando hay una clínica de por medio

Cambia si una sociedad o una clínica te contrata y pone su nombre en la puerta. Ahí la norma habla de la institución, y el mismo 5.1 hace a los establecimientos “solidariamente responsables” de que su personal integre y conserve el expediente, “independientemente de la forma en que fuere contratado dicho personal”.

Rentar un consultorio por horas no te vuelve personal de la torre, pero si firmaste algo con una persona moral, léelo buscando una sola respuesta: a nombre de quién se abren los expedientes. La propia norma da una pista, porque en el numeral 5.2 pide que todo expediente lleve el tipo, nombre y domicilio del establecimiento y, en su caso, la razón social del propietario.

Para tus expedientes, el colega de enfrente es un tercero

Esto es lo que más cuesta entre amigos.

La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, la nueva, publicada en el Diario Oficial el 20 de marzo de 2025, llama responsables a las personas físicas o morales de carácter privado que llevan a cabo el tratamiento de datos personales (artículo 2, fracciones XIV y XVI). Tú eres responsable de los datos de tus pacientes y tu colega de los suyos. La misma ley define al tercero como la persona “distinta de la persona titular o del responsable de los datos”, y entre los datos sensibles nombra los que revelan el “estado de salud presente o futuro”.

Junta eso con el numeral 5.5.1 de la NOM-004: los datos del expediente “únicamente podrán ser proporcionados a terceros cuando medie la solicitud escrita del paciente, el tutor, representante legal o de un médico debidamente autorizado por el paciente, el tutor o representante legal”.

La escena es conocida. Tu colega asoma la cabeza entre consulta y consulta: “Pásame la carpeta de la señora del martes, me dijo que tú le llevas la presión”. Lo pide de buena fe, con la paciente sentada en su escritorio, y en cuarenta años de práctica entre los dos nadie ha usado mal una carpeta. Aun así, le contesto lo mismo siempre: que la paciente lo pida por escrito o que me mande una interconsulta, y con gusto le paso lo que necesita. Al principio me sonaba grosero. Ya no.

Lo mismo pasa con la lista de citas del día pegada en el mostrador, con los pacientes de los tres médicos: también es información de esos pacientes. La quitamos de ahí después del episodio de las carpetas.

Quién responde por los datos cuando la secretaria es de los dos

Cada médico responde por lo suyo. El artículo 18 de la ley pide a todo responsable “medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas” que protejan los datos contra “el uso, acceso o tratamiento no autorizado”. Que la secretaria sea compartida no reparte esa obligación a la mitad: cada uno sigue teniendo la suya completa sobre sus propios expedientes.

Imagen ilustrativa.

El artículo 20 va directo al personal: el responsable debe establecer controles para que todas las personas que intervienen en el tratamiento guarden confidencialidad, “obligación que subsistirá aun después de finalizar sus relaciones con el mismo”. La NOM-004, en el numeral 5.7, pide que todo el personal del establecimiento maneje la información del expediente con discreción y confidencialidad.

Para mí, un cajón con llave por médico, aunque sea del mismo mueble, vale más que cualquier código de colores. Los colores ordenan; la llave separa. También me gusta que la secretaria firme una carta de confidencialidad con cada uno de los médicos para los que trabaja, porque si un día se va, la obligación de callar sigue viva con los tres. Qué conviene que vea y qué no ya lo conté en cómo dar acceso a tu secretaria sin compartir el expediente.

Qué dejar por escrito antes de que alguien se vaya

El acuerdo lo redacta un abogado. Lo que sí te toca es saber qué preguntas tiene que contestar:

• A nombre de quién se abre cada expediente y en qué cajón, carpeta o cuenta vive.
• Quién tiene llave o contraseña de cada archivo, y que nadie entra con el usuario de otro.
• Qué puede hacer la secretaria con los expedientes de cada médico y qué no.
• Cómo pasa la información de un paciente de un médico a otro: con solicitud escrita del paciente o por interconsulta.
• Qué pasa con los pacientes que vieron a dos de ustedes: cada nota es de quien la hizo.
• Si uno se va, cuándo se lleva sus expedientes, quién los conserva los cinco años y adónde mandan al paciente que pida su resumen clínico, que según el numeral 5.6 se solicita por escrito.

La última es la que nadie escribe. La vi mal resuelta en un pasillo: cuatro cajas de cartón junto al elevador, con años de carpetas de un colega que se mudaba de ciudad, esperando ahí porque no había quedado claro si eran suyas o “del consultorio”. Estuvieron dos días a la vista de todos los que subían. Si el que se va eres tú, en cierre de consultorio médico hay una ruta para la custodia y las copias.

Y cada quien con su propio aviso de privacidad: si cada médico es responsable de sus datos, el aviso de privacidad que le das al paciente debe decir quién es ese responsable.

Cómo se separa en Amélie

En Amélie, cada médico que abre su cuenta crea su propio consultorio, y sus pacientes, notas y recetas solo se ven dentro de él. Si dos colegas que comparten local usan cada uno su cuenta, ninguno ve los pacientes del otro.

Cada quien entra con su cuenta.

Para la secretaria, el plan Premium tiene un acceso de asistente que agenda citas y registra pacientes con sus datos generales, pero no abre notas, recetas ni historia clínica, y no puede borrar pacientes. Ese acceso pertenece a un solo consultorio, así que, si trabaja para dos médicos, cada uno le crea el suyo y cada uno puede retirar el suyo con el botón “Revocar acceso” el día que ella se vaya. Para la mudanza, cada expediente se puede exportar con sus datos, la historia clínica, las notas, las recetas y las citas, en PDF para imprimir o en un archivo de datos, y la bitácora de auditoría registra quién hizo qué y cuándo. Eso ordena quién ve qué; el acuerdo entre ustedes lo siguen escribiendo ustedes.

Antes de la siguiente renovación de la renta, siéntate con tus colegas y contesten por escrito una sola pregunta: si mañana me voy, ¿qué cajas salen conmigo y quién se queda con la llave?