Cuánto tiempo guardar un expediente clínico

¿Cuánto tiempo guardar un expediente clínico en México? La NOM-004 establece un mínimo de cinco años desde la fecha del último acto médico. El plazo no se cuenta desde la apertura de la carpeta ni desde su digitalización. Cumplir ese mínimo, por sí solo, tampoco basta para decidir que puedes eliminarlo.

La pregunta suele aparecer cuando el archivo ya no cabe o vas a cambiar de sistema. Antes de separar cajas por año, necesitas saber qué fecha estás viendo. La del primer ingreso, la de una consulta y la del escaneo pueden ser muy distintas.

Cuánto tiempo guardar un expediente clínico: la regla base

Al 15 de septiembre de 2026, el numeral 5.4 de la NOM-004-SSA3-2012 fija ese periodo mínimo y lo vincula con el último acto médico. La disposición establece un piso de conservación, no una orden de destrucción al cumplirse el quinto año.

Si un expediente se abrió hace diez años, pero documenta una atención reciente, su antigüedad de apertura no resuelve el cálculo. Hay que localizar el último acto médico asentado. Tampoco basta con ordenar las carpetas por la fecha que aparece en la etiqueta del lomo.

La regla se refiere al expediente clínico. No la extiendas automáticamente a facturas, contratos laborales, documentos administrativos u otros archivos del consultorio: cada grupo puede tener obligaciones distintas. Para la composición del expediente puedes consultar la guía general de la NOM-004.

¿La digitalización cambia el punto de partida?

Escanear un expediente no cambia la fecha del acto médico que contiene.

Una consulta realizada en papel conserva su fecha, aunque el archivo se incorpore años después al sistema. En una migración, revisa que esa diferencia siga siendo visible. Si todos los documentos aparecen con la fecha del día en que los subiste, necesitarás consultar su contenido para reconocer la cronología. No uses esa fecha de carga como sustituto automático de la última atención: es la fecha médica la que necesitas recuperar del documento original.

Amélie permite abrir Exportar expediente desde la ficha del paciente. La vista ofrece Imprimir / Guardar PDF y Descargar datos (JSON). Esas opciones ayudan a revisar y extraer información; no determinan un plazo legal de conservación ni autorizan por sí mismas una eliminación.

Imagen ilustrativa.

Antes de cambiar de proveedor, comprueba qué incluye cada salida y qué archivos debes recuperar por separado. Un documento que puedes abrir hoy es más útil que una descarga que nadie ha probado. La guía de exportación del expediente clínico desarrolla esa revisión.

¿Qué pasa si el paciente pide borrar sus datos?

Una solicitud de cancelación requiere atención; no conviene responderla con un borrado inmediato ni rechazarla de forma automática. Hay que revisar la identidad del solicitante, el alcance de su petición y las obligaciones aplicables a esos datos.

La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares regula la cancelación y contempla supuestos en los que el responsable no está obligado a cancelar. Entre ellos incluye el tratamiento por disposición legal y determinados tratamientos vinculados con la atención o gestión de servicios de salud bajo deber de secreto.

Eso no equivale a permiso para conservar cualquier información indefinidamente. La misma ley relaciona la supresión con las finalidades, los plazos de conservación y, cuando corresponde, el bloqueo. La decisión necesita considerar el expediente concreto y las disposiciones aplicables, no solo una frase de la ley.

Si recibes una solicitud de este tipo, canalízala mediante el procedimiento previsto en tu aviso de privacidad y deja constancia de la respuesta. Puedes revisar la guía de aviso de privacidad para consultorio para identificar qué información de contacto y atención de solicitudes debe estar clara.

Un expediente guardado debe seguir siendo consultable

Conservar archivos exige poder recuperarlos cuando se necesitan. En papel, revisa que puedas localizar la carpeta y leer sus documentos; en electrónico, confirma que los archivos abran y correspondan al paciente. Tener una copia en una computadora que ya no enciende no te permite consultar su contenido.

La privacidad no termina cuando el paciente deja de acudir.

Acuerda quién tiene acceso al archivo y cómo se entrega información a quien esté autorizado. También conviene definir dónde quedan las copias descargadas: si cada integrante del equipo guarda una versión en su computadora, después resulta difícil saber cuál está completa y quién puede verla. Mientras conserves el expediente, el acceso y el uso de su información requieren el mismo cuidado documental. Evita trasladar el archivo histórico a una carpeta compartida por comodidad.

¿Qué revisar antes de depurar el archivo?

Empieza por un inventario que identifique al paciente, la última atención documentada, los soportes disponibles y cualquier situación que requiera revisión. Mantén ese inventario dentro del entorno autorizado del consultorio; también contiene información que debes proteger. Con esos datos podrás separar los expedientes que todavía están dentro del mínimo de conservación de aquellos cuyo plazo y situación jurídica necesitan evaluarse. Si hay un requerimiento, una controversia o alguna obligación adicional, revísala antes de tomar una decisión.

No programes una eliminación automática basándote únicamente en el año de apertura. Define con quien lleva la responsabilidad documental qué criterios utilizarán y quién debe revisar los casos dudosos.

Esta semana toma una muestra pequeña de tu archivo y busca la fecha del último acto médico. Si no puedes identificarla con claridad, empieza por corregir el inventario y la organización. Esa información hace falta antes de calcular cualquier plazo.