Foto del paciente en el expediente: uso y privacidad

La foto del paciente en el expediente puede servir como apoyo para reconocer a la persona, junto con otros datos de identificación. En Amélie es opcional al registrar un paciente nuevo. Antes de incorporarla, define para qué la necesitas, explica ese uso y revisa cómo protegerás la imagen.

En recepción aparecen dos personas con nombres parecidos. Una llegó hace meses; la otra viene por primera vez. Tener una fotografía puede orientar, pero también puede dar una confianza que no corresponde si está desactualizada o se asignó al registro equivocado. Conviene tratarla como un dato más que debe comprobarse.

¿Para qué sirve la foto del paciente en el expediente?

Para apoyar la identificación dentro del consultorio. Esa finalidad es distinta de documentar una lesión, comparar resultados de un procedimiento o preparar material para una clase. Aunque todos esos archivos sean imágenes, no tienen el mismo propósito.

Si lo que buscas es reconocer a quien llega, una fotografía de identificación debe limitarse a esa tarea. No hace falta reunir varias tomas ni pedir una imagen donde aparezca toda la familia. Pregúntate qué problema concreto resolvería: si el equipo trabaja bien con los datos disponibles, puedes mantener el registro sin foto.

La decisión tampoco sustituye una rutina para evitar expedientes duplicados. Antes de abrir la ficha, confirma los datos con la persona. Una cara conocida no basta para decidir entre dos registros.

¿Dónde se agrega en Amélie?

En la pantalla Nuevo paciente aparece el campo “Foto del paciente (opcional)”, con un control para seleccionar un archivo. Está junto a los datos iniciales del registro. Puedes dejarlo vacío.

Imagen ilustrativa.

Antes de elegir el archivo, comprueba que corresponde a la persona cuyo registro estás preparando. Si hay varias fotografías con nombres como “imagen final” o “foto nueva”, detente y confirma cuál es la correcta. El nombre del archivo no demuestra a quién pertenece.

La guía para registrar un paciente nuevo explica el resto de los datos iniciales. Aquí la decisión es más pequeña: si vas a usar la fotografía, que exista una razón y que el paciente la conozca. Que el formulario tenga espacio para ella no la vuelve necesaria para todos.

Una imagen identificable también es un dato personal

La Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares aplica al tratamiento de datos por consultorios privados. Su artículo 2 incluye como dato personal la información sobre una persona identificada o identificable. Una fotografía que permite reconocerla entra en esa definición.

Además, el contenido puede revelar información sensible. La misma disposición incluye, entre otros ejemplos, datos sobre el estado de salud. Por eso no conviene asumir que toda imagen tiene el mismo nivel de exposición: una foto para identificar y una fotografía clínica pueden mostrar cosas muy distintas.

Los artículos 11 y 12 vinculan el tratamiento con las finalidades del aviso de privacidad y con los datos necesarios, adecuados y relevantes para ellas. En el trabajo diario eso obliga a poder explicar por qué guardas la imagen. “Porque el sistema deja subirla” no describe una finalidad.

Revisa tu aviso de privacidad del consultorio antes de empezar a pedir fotografías de manera habitual. Debe reflejar el uso que realmente les darás, sin esconderlo detrás de una frase que diga que los datos servirán “para cualquier actividad”.

¿Hay que pedir consentimiento?

La ley establece el consentimiento como regla general y contempla excepciones. El artículo 7 distingue sus formas; el 8 exige consentimiento expreso y por escrito cuando se tratan datos personales sensibles, salvo los supuestos de excepción que correspondan. No reduzcas todo eso a una casilla genérica de “acepto”.

Para una fotografía opcional de identificación, una práctica prudente es explicar el propósito y pedir autorización antes de obtenerla. Así puedes atender una duda tan sencilla como “¿esta foto la van a publicar?”. La respuesta debe corresponder a lo que ocurre en tu consultorio.

Si la persona prefiere no proporcionarla, conserva el campo vacío y utiliza los demás datos para identificarla. Este apartado trata de una foto opcional de registro; las imágenes necesarias para documentar atención médica requieren analizar su propia finalidad y fundamento.

También separa los usos posteriores. Que una imagen se haya incorporado al expediente no significa que puedas llevarla a redes sociales, a una presentación o al grupo de mensajería del equipo. El artículo 11 exige obtener nuevamente el consentimiento cuando se pretende una finalidad distinta de las previstas en el aviso. Antes de otro uso, revisa además las demás reglas que le correspondan.

Cuida el archivo antes y después de incorporarlo

El trayecto de la foto merece atención. Puede quedarse en la galería de un teléfono personal, en una carpeta compartida o en un mensaje que después nadie sabe quién conserva. El artículo 18 de la ley exige medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas frente a riesgos como acceso o tratamiento no autorizado.

Acuerda con tu equipo un medio de recepción y quién puede manejar esos archivos. Evita pedir que cada persona de recepción guarde una copia “por si acaso”. Si llegan varias imágenes, verifica identidad y finalidad antes de incorporar alguna al registro.

Tampoco uses una foto tomada de una red social solo porque parece ser del paciente. Confirmar el origen con la persona y explicar el uso evita convertir una suposición en parte del expediente.

En tu próximo registro, revisa ese campo antes de llenarlo: decide si aporta algo, explica la finalidad y confirma que el archivo pertenece al paciente. Si falta cualquiera de esas comprobaciones, deja la foto pendiente.