Cadena de frío de vacunas en consultorio: hoja de registro

Dos cifras y una costumbre: eso es la cadena de frío de vacunas en el consultorio. El refrigerador entre 2 °C y 8 °C, el termo entre 4 °C y 8 °C, y la temperatura anotada como mínimo dos veces durante la jornada, los 365 días del año. Así lo dice la NOM-036-SSA2-2012, y vale igual para el consultorio privado que aplica una sola vacuna a la semana.

Lunes, ocho y diez de la mañana. Tu asistente mira la hoja de la puerta del refrigerador: la última anotación es del viernes a las seis y media de la tarde, con 5 °C. El termómetro ahora marca 10 °C. Nadie sabe desde cuándo. La hoja de más abajo es para que el lunes siguiente sí haya con qué contestar.

¿Qué pide la cadena de frío de vacunas en el consultorio?

Pide que puedas demostrar a qué temperatura estuvo cada vacuna desde que llegó hasta que la aplicaste.

La NOM-036-SSA2-2012 pone bajo vigilancia estrecha el registro y control de temperatura, permanente desde el empaque del fabricante hasta la aplicación (numeral 9.4.2). Y en el 5.7 no deja fuera a nadie: todas las personas físicas o morales que administren vacunas están obligadas a cumplir con los requisitos de red de frío de la norma y del Manual de Vacunación de CeNSIA.

¿A qué temperatura se guardan las vacunas?

Según el numeral 9.5, en cada nivel todas las vacunas se conservan en cámaras frías o refrigeradores entre 2 °C y 8 °C, y de 4 °C a 8 °C en los termos donde se coloca la vacuna que se va a aplicar. El mismo numeral pide que los refrigeradores tengan mantenimiento periódico y que los instrumentos de medición tengan fechas de calibración vigentes.

Ojo con esa última parte. Un termómetro sin calibrar te da una cifra tranquila que puede ser falsa.

Registro de temperatura del refrigerador de vacunas, paso a paso

La norma fija el mínimo: dos lecturas durante la jornada laboral, y más si el refrigerador tiene termómetro. El Manual de Vacunación 2021 precisa que pueden ser más cuando el termómetro se lee sin abrir la puerta, y explica cómo se lleva esa hoja, que ahí se llama "gráfica de registro y control de temperatura":

• Va pegada en la puerta del refrigerador, siempre visible.
• Lleva la identificación de la unidad y del refrigerador, el nombre del responsable, el periodo, el día, la hora de cada lectura y un directorio de emergencia.
• La lectura se hace sin abrir la puerta, y el registro se hace todos los días del año.
• Se anota con azul la temperatura dentro del rango y con rojo la que sale de él.
• Si en un día solo hubo una lectura, ese día cuenta como fuera de norma.
• Al final de cada mes se analiza la hoja para saber si las vacunas se conservaron en buenas condiciones.

Lo de la pluma roja parece papelería, pero hace que un 9 °C salte a la vista de quien pasa por la cocineta. El formato oficial que CeNSIA publica en su página de formatos del Manual de Vacunación, el Anexo G, agrega dos renglones que yo no quitaría nunca: el instrumento de medición que usas y la fecha de su última calibración.

El Manual también dice dónde va el sensor del termómetro: en el estante intermedio, sin tocar nada metálico ni frascos de vacuna o diluyentes.

El fin de semana es donde yo he visto tronar más hojas. La norma dice "los 365 días del año", así que un consultorio que cierra sábado y domingo tiene que resolver quién lee el termómetro esos días o qué equipo registra la temperatura mientras no hay nadie. Mejor decidirlo antes del lunes.

La hoja de abajo trae esos campos, dos lecturas por día para un mes completo y, en la última página, lo que se anota si una lectura sale de rango.

Imagen ilustrativa.

Lo que no va en el refrigerador de las vacunas

Hace años vi, en un consultorio prestado, un vaso de gelatina junto a la caja de una vacuna. Lo había dejado la persona de limpieza, con la mejor intención, porque "era el único refri". Para los biológicos del programa de vacunación, el Manual descarta de entrada frigobares, refrigeradores domésticos y de dos puertas.

La NOM-036 lo prohíbe de forma expresa en el numeral 9.7.5: en las unidades refrigerantes donde se conservan biológicos para la vacunación universal no se guardan alimentos, bebidas ni medicamentos, y menciona como especialmente riesgosos la insulina, la oxitocina, la succinilcolina y otros, además de reactivos de laboratorio o cualquier producto ajeno a la vacunación en humanos. Y la puerta que se abre con frecuencia, cada vez que alguien saca su refresco, encabeza la lista de causas de variación de temperatura del manual.

El numeral 9.7.4 pide etiquetas en charolas o estantes con cinco datos: tipo de vacuna, número de lote, presentación, fecha de caducidad y fecha de ingreso. Y el manual pide un letrero en la cara externa de la puerta: "ALTO, NO LA ABRA SIN NECESIDAD. CONTIENE PRODUCTOS BIOLÓGICOS".

Funciona mejor de lo que parece.

Si el termómetro marca fuera de 2 °C a 8 °C

Para el manual, un accidente de la cadena de frío ocurre cuando los biológicos quedan expuestos a menos de 2 °C o a más de 8 °C. Lo primero que pide hacer es corto:

1. Verificar la temperatura.
2. Revisar el refrigerador sin abrir la puerta: si el cable está conectado, si los contactos están bien instalados, si no hay fusibles fundidos.
3. Si no se resuelve, avisar a la persona indicada, sellar la puerta con tela adhesiva, poner al frente un letrero de "NO SE ABRA" y anotar la hora del incidente y la temperatura de las vacunas en ese momento.

Con paquetes refrigerantes en el congelador y botellas con agua en los espacios libres, el manual calcula que la temperatura interna puede aguantar hasta unas 4 horas en regiones costeras y 10 en regiones serranas y frías, siempre que nadie abra la puerta. Con termómetro de lectura externa, toca tomar la temperatura cada hora desde que empezó el incidente y, momentos antes de que salga del rango, pasar las vacunas a un termo preparado y llevarlas a un refrigerador que funcione.

Después viene el papel. La NOM-036 pide notificar a la autoridad inmediata superior e informar mediante acta administrativa (numerales 10.2 y 10.3), con fecha y hora en que se detectó el evento, nombre de la vacuna, número de lote, presentación, cantidad en dosis, fecha de caducidad, si hay o no cambios en el aspecto de cada producto, costo en dosis, temperatura máxima o mínima alcanzada fuera de rango, tiempo de exposición, descripción de los hechos, actividades de emergencia, nombre de quien detectó la falla y nombre y firma de involucrados y testigos. Mientras se decide qué pasa con ellas, el Manual pide resguardar las vacunas expuestas entre 2 °C y 8 °C, con un letrero de "BIOLÓGICO EN RESGUARDO", y no usarlas hasta nueva indicación.

A mí me parece que la norma y el manual están escritos pensando en la red institucional, y la frase "autoridad inmediata superior" no te dice a quién llama un consultorio privado. Si tus vacunas llegan por la jurisdicción sanitaria, pregunta ahí a quién se reporta. Lo que sí está claro son los datos del acta, y casi todos salen de la hoja de la puerta y de las etiquetas de la charola. Sin ellas, el acta se escribe de memoria.

Para dar de baja vacunas, la norma pide inactivar algunas por calor húmedo antes de desecharlas y remite a la NOM-087-SEMARNAT-SSA1-2002 de residuos peligrosos biológico-infecciosos; lo del envase y la separación está en RPBI en el consultorio.

El lote que anotaste en la charola es el mismo de la cartilla

El numeral 5.4 de la NOM-036 pide a quien aplica la vacuna anotar en el censo nominal el número de lote y la fecha de caducidad de lo que administró. Ese lote es el hilo que une la hoja del refrigerador con cada paciente vacunado: si un lote estuvo en el acta de un accidente, vas a querer saber a quién se le aplicó.

En Amélie, la cartilla de vacunación registra cada dosis con vacuna, dosis, fecha, lote y notas, y la celda de la dosis aplicada muestra el lote junto con la fecha. El lote es opcional, y la caducidad, si la registras, va en notas. Las temperaturas se quedan en la hoja de la puerta. Lo que te ahorra la cartilla es buscar en papeles el lote de cada paciente para un reporte ESAVI o para cruzarlo con un acta.

Imprime la hoja el último día de cada mes, pégala en la puerta antes de la primera lectura del día 1 y escribe en la línea de emergencia el teléfono de alguien que conteste en domingo.