Dar de alta en el IMSS a la secretaria: pasos y plazo

Para dar de alta en el IMSS a la secretaria del consultorio, primero te registras tú como patrón persona física (trámite IMSS-02-001, gratuito y en línea con tu e.firma) y después la inscribes a ella. La Ley del Seguro Social te da un plazo no mayor de cinco días hábiles para registrarte, inscribirla y avisar sus altas y bajas.

"Doctor, ¿me va a dar de alta en el Seguro?" Me lo preguntó una secretaria nueva en su primer día, con su CURP anotada en un papelito amarillo pegado al monitor. Yo llevaba años pensando en el consultorio como un lugar donde solo trabajaba yo. Tenía agenda, una llave extra y el recibo de la renta. Del IMSS, nada.

¿Cómo dar de alta en el IMSS a la secretaria del consultorio?

Son dos trámites, y el orden importa.

El primero es tuyo. Antes de inscribir a nadie, el Instituto tiene que conocerte como patrón: el artículo 15 de la Ley del Seguro Social obliga a las personas empleadoras a "registrarse e inscribir a sus trabajadores en el Instituto, comunicar sus altas y bajas, las modificaciones de su salario y los demás datos, dentro de plazos no mayores de cinco días hábiles".

La ficha del trámite IMSS-02-001, que es el alta patronal de persona física, dice que el trámite es gratuito y que en línea necesitas tu CURP, los archivos .key y .cer de tu e.firma con la contraseña de la clave privada, el formulario digital y un comprobante de domicilio del centro de trabajo. Al terminar recibes, entre otros documentos, el Aviso de Registro Patronal Personas Físicas (ARP-PF) y la Tarjeta de Identificación Patronal, que ahora es digital.

El segundo trámite es el de ella. La misma ficha indica que, ya registrado, puedes presentar con tu e.firma el Aviso de Inscripción del Trabajador (AFIL-02) de quienes tengas contratados a esa fecha, sin tramitar aparte el Número Patronal de Identificación Electrónica ni el certificado digital del IMSS.

Qué comprobante de domicilio te sirve

Aquí se atora casi todo el mundo, porque el domicilio que cuenta es el del centro de trabajo, o sea, el consultorio y no tu casa. Entre otros, la ficha acepta un contrato de arrendamiento vigente con el último recibo de renta con requisitos fiscales, pero pide que los contratos tengan una antigüedad no mayor a dos meses. También acepta recibos de predial, luz, teléfono o agua de no más de cuatro meses, a tu nombre o de un tercero. Si firmaste la renta hace años, el recibo de luz del consultorio es lo que más rápido vas a juntar.

También puedes ir en persona, a la Subdelegación que te corresponda, de lunes a viernes de 8:00 a 15:30, y ahí firmas el ARP-PF a mano frente a quien te atiende. Yo lo haría en línea: con la e.firma vigente es una tarde tranquila, no una mañana sin consulta.

Médico como patrón ante el IMSS: por qué sí te toca

Muchos colegas creen que esto es para empresas. No lo es.

El artículo 12 de la ley hace sujetos del régimen obligatorio a quienes presten a otras personas "de carácter físico o moral" un servicio remunerado, personal y subordinado, "cualquiera que sea el acto que le dé origen". Tú eres persona física. Y la Ley Federal del Trabajo, en su artículo 10, define patrón como "la persona física o moral que utiliza los servicios de uno o varios trabajadores".

El nombre del papel que firman no decide. Si ella llega a la hora que tú fijas, contesta tu teléfono y acomoda tu agenda como tú le pides, llamarle "apoyo por honorarios" no cambia lo que dice el artículo 12, y yo he visto ese atajo salir caro. Si de verdad dudas de cómo está planteada la relación, ese es el tema para tu contador o para un abogado laboral.

Tampoco esperes a que ella lo pida. El artículo 18 le da a la trabajadora el derecho de solicitar su propia inscripción, pero aclara que eso "no libera a los patrones del cumplimiento de sus obligaciones ni les exime de las sanciones y responsabilidades en que hubieran incurrido".

Lo que pasa si no la inscribes y algo sale mal

Piensa en un viernes de lluvia: el tapete de la entrada empapado, ella baja corriendo a abrirle la puerta de la calle a un paciente y se cae en la escalera del edificio. Si no estaba asegurada contra riesgos de trabajo, el artículo 77 te obliga a enterar al IMSS los capitales constitutivos de las prestaciones en dinero y en especie, y aclara que los avisos de alta entregados después del siniestro "en ningún caso liberarán al patrón" de pagarlos. El artículo 88, por su lado, te hace responsable de los daños y perjuicios cuando, por no haberla inscrito, no pudieran otorgarse las prestaciones del seguro de enfermedades y maternidad.

Darla de alta el lunes no arregla el viernes.

Contrato de la asistente del consultorio: lo que pide la ley

El alta patronal no te pide contrato, pero la Ley Federal del Trabajo sí. El artículo 24 dice que las condiciones de trabajo "deben hacerse constar por escrito cuando no existan contratos colectivos aplicables", en dos ejemplares por lo menos, uno para cada parte. El artículo 25 enumera lo que lleva ese escrito; entre otras cosas:

• Nombre, nacionalidad, edad, sexo, estado civil, CURP, RFC y domicilio de ella y tuyos.
• Si la relación es por tiempo indeterminado, por tiempo u obra determinada, por temporada o de capacitación inicial, y si hay periodo de prueba.
• Qué servicios va a prestar, con la mayor precisión posible, y dónde.
• La duración de la jornada, la forma y el monto del salario, y el día y lugar de pago.
• Días de descanso, vacaciones y lo demás que acuerden.
• La designación de beneficiarios.

Lo de "con la mayor precisión posible" importa más de lo que parece. Recepción, agenda y cobro son tres cosas distintas, y si un día le pides que también lleve el inventario de muestras médicas, mejor que ya esté escrito.

Otra cosa, si compartes secretaria con otro colega: decidan quién firma como patrón antes del primer día. Si cada quien le paga la mitad en efectivo y sin papel, ninguno de los dos sabe quién es el patrón.

Y si nunca hubo papel, el artículo 26 es claro: la falta del escrito no le quita derechos a ella, "pues se imputará el patrón la falta de esa formalidad". El contrato te cuida más a ti.

Cuando entra y cuando se va

El mismo artículo 15 que te da cinco días hábiles para el alta te los da para la baja. Y la fracción II te pide llevar nóminas o listas de raya donde conste el número de días trabajados y los salarios, y conservarlas durante los cinco años siguientes a su fecha.

La salida suele ser menos ordenada que la llegada. Ella deja la llave en el escritorio un sábado a mediodía, y el lunes nadie se acuerda de que su usuario del sistema y su alta en el IMSS siguen vivos. Son dos listas distintas, y hay que cerrar las dos.

En Amélie, con el plan Premium, la asistente entra con su propia cuenta, no con la tuya, y ve agenda y registro de pacientes sin entrar al expediente. En Ajustes, la pantalla "Mi asistente" muestra desde cuándo está activa y su último acceso. Solo el titular del consultorio puede revocar ese acceso, y antes de hacerlo la app pide confirmar con este aviso: "Su acceso termina de inmediato; su historial se conserva". El paso a paso de la salida está en cómo revocar el acceso de tu asistente.

Imagen ilustrativa con datos ficticios.

Ojo: revocar el acceso en Amélie no da de baja a nadie ante el IMSS. Esa baja la presentas tú o tu contador.

Qué llevarle al contador

El régimen en el que tributas tú es otra conversación, y está en médicos en RESICO. Para el alta de tu secretaria, lleva esto:

• Tu e.firma vigente: los archivos .key y .cer, y la contraseña que sí recuerdas.
• Tu CURP y el comprobante de domicilio del consultorio.
• Los datos de ella: CURP, RFC, domicilio y lo que acordaron de jornada y salario.
• El contrato firmado en dos tantos, o el borrador.
• La fecha exacta en que empezó a trabajar contigo.
• La pregunta de quién va a calcular y pagar las cuotas cada mes, porque el artículo 15 también te obliga a determinarlas y enterarlas, y el alta no resuelve eso.

Si ya trabaja contigo sin alta, el artículo 304 C dice que no se imponen multas cuando las obligaciones se cumplen de forma espontánea fuera de plazo, y deja de considerarse espontáneo, entre otros casos, cuando la omisión la descubre el Instituto. Eso habla de multas: las cuotas que no se enteraron siguen pendientes. La llamada al contador va antes de la siguiente quincena.